- 求人を出しても反応がなく、採用活動が空回りしている気がする
- 応募は来ても希望と合わず、面接日程の調整にも時間を取られてしまう
- 人手もノウハウも足りず、そろそろ外部に頼るべきか迷っている
採用に関する悩みを抱えながら、「社外に委託するのは本当にアリなのか？」と悩んでいるのではないでしょうか。
結論、採用を外注することで、採用の負担は大きく減らせます。
ただし、任せ方や会社選びを間違えると、思うような成果につながらないこともあるでしょう。
この記事では、採用代行の仕組みや種類、依頼できる業務内容、費用の相場、メリット・デメリットまでわかりやすく解説します。
「外注すべきか…」と迷っているなら、まずこの記事を読んでみてください。
【まずは結論】採用は外注できる
求人票の作成や応募者対応など、採用にはたくさんの手間がかかります。
本業で忙しい中、すべてを社内でまかなうのは現実的ではありません。
そこで役立つのが、採用業務を外部に任せる「採用代行（RPO）」という選択肢です。
必要な業務だけを切り出して依頼するなど、柔軟な使い方ができます。
・応募者への連絡や面接日程の調整
・求人媒体の選定と運用
・スカウトメールの作成と配信
・面接の代行
・採用活動の進捗管理やレポート作成
・採用戦略の立案や改善提案
採用に割く時間を減らしたい、社内リソースを効率的に使いたいという企業にとって、採用代行は有効な手段になるでしょう。
そもそも採用代行（RPO）とは？
採用代行（RPO）は、企業の代わりに採用業務を担うサービスのことです。
応募対応や面接調整などの実務を代行してくれるほか、会社によっては戦略設計までサポートしてくれるところもあります。
人材紹介や人材派遣と混同されがちですが、役割や仕組みはまったく異なります。
採用代行と人材紹介の違い
人材紹介は企業の代わりに候補者を探し、マッチしそうな人材を紹介するサービスです。
求人票の作成や応募対応、面接日程の調整などは基本的に企業側が行います。
一方、採用代行は、人を紹介するのではなく、採用活動そのものを外部に委託できるサービスです。
たとえば、求人票の作成、応募者とのやり取り、面接日程の調整などをまとめて任せることも可能です。
つまり、人材紹介が「人を紹介するだけ」なのに対し、採用代行は「採用業務を実行してくれる」という点が大きく異なります。
採用代行と人材派遣の違い
人材派遣は「人を雇う」のではなく、「派遣会社から人材を借りて働いてもらう」仕組みです。
企業は業務の一部を派遣社員に任せますが、採用活動そのものを代行してもらうわけではありません。
なお、派遣社員の受け入れには期間の上限があり、同じ人材を継続して受け入れられるのは原則として3年までと定められています。
前項の派遣可能期間（以下「派遣可能期間」という。）は、三年とする。
引用：労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律 e-GOV法令検索
人材派遣が「働く人を派遣する」サービスであるのに対して、採用代行は「採用活動を実行する」サービスです。
目的や役割がまったく異なるため、違いを正しく理解しておくことが大切です。
採用代行（RPO）で依頼できる業務
採用代行では、採用活動の中で発生するさまざまな業務を外部に任せることができます。
依頼できる範囲は代行会社によって異なりますが、ノンコア業務から戦略的な業務まで柔軟に対応してくれるのが特徴です。
たとえば、次のような業務を委託できます。
・求人票の作成
・応募者への連絡や面接日程の調整
・スカウトメールの配信
・採用管理システムの運用
・面接や説明会の代行
・採用戦略や母集団形成の設計・支援
・データ分析やレポート作成
・内定者フォローやクロージング対応
自社の状況や採用の課題にあわせて、必要な業務だけを切り出して依頼することもできます。
全部を任せる必要はなく、「今足りない部分だけ」を外注できるのが採用代行の強みです。
採用代行（RPO）の種類
採用代行にはいくつかの種類があり、依頼できる内容やサポート範囲はサービスによって異なります。
どのタイプを選ぶかによって、採用活動の進め方や成果にも大きな影響が出るため、あらかじめ違いを理解しておくことが大切です。
・総合支援型（すべて任せたいときに）
・オペレーション型（実務だけを依頼したいときに）
・コンサルティング型（ノウハウが足りないときに）
・専門特化型（特定の職種に絞って採用したいときに）
総合支援型（すべて任せたいときに）
総合支援型は、採用活動をまるごと外注できるタイプの採用代行です。
採用戦略の立案から実務の運用まで、一連の業務をトータルでサポートしてくれます。
社内に採用のノウハウや人手がない企業にとって、もっとも負担を減らせる方法です。
【依頼できる業務の例】
・採用計画の立案
・求人媒体の選定と運用
・求人票の作成
・応募者管理、日程調整
・面接代行、合否連絡
・データ集計やレポート提出
採用にかかる業務を丸ごと任せたい、採用チームを持たない企業におすすめのタイプです。
オペレーション型（実務だけを依頼したいときに）
オペレーション型は企業が指示した内容に沿って、採用に関わる実務を代行してもらうスタイルです。
自社で採用戦略や方針は立てられるものの、日々の対応にリソースが足りない企業に向いています。
「応募者対応に手が回らない」「スカウト配信や日程調整に時間を取られている」といったケースで役立つでしょう。
【依頼できる業務の例】
・応募者への連絡や面接日程の調整
・スカウトメールの作成と配信
・求人媒体の掲載管理
・面接設定やリマインド連絡
・内定者へのフォロー対応
採用の方針は自社で主導しつつ、実行部分だけを外部に任せたいときに有効な方法です。
コンサルティング型（ノウハウが足りないときに）
コンサルティング型は、採用のノウハウや仕組みが社内に足りない場合に頼れるタイプです。
採用戦略の設計や課題の分析など、上流部分の支援を中心にしつつ、必要に応じて実務も対応してくれます。
「どんな人を採ればいいのかが定まっていない」
「採用活動をしているのに成果が出ない」
といった課題に対して、外部の専門家が客観的な視点から改善提案を行い、現場の実行もサポートしてくれます。
【依頼できる業務の例】
・採用戦略の設計支援
・採用プロセスの見直し
・ターゲット人材の定義
・採用ブランディングの設計
・実務オペレーションの改善や一部代行
・データ分析と改善提案
方針づくりから実務まで一貫して支援を受けたい企業に適したタイプです。
専門特化型（特定の職種に絞って採用したいときに）
専門特化型は、特定の業界や職種に強みを持つ採用代行サービスです。
専門性が求められる職種では、候補者の目線や採用市場の理解がないとミスマッチが起きやすくなります。
【対応が期待できる職種や分野の例】
・ITエンジニア、Webデザイナー
・医療・看護・介護スタッフ
・製造・工場系の技術職 など
「専門職の採用がなかなかうまくいかない」
「社内にその職種の採用経験がなく、進め方がわからない」
そんなときに頼れるのが、専門特化型の採用代行です。
採用代行（RPO）は違法なのか？
「採用業務を外部に委託するのは、法律的に問題ないのだろうか？」
初めて採用代行を検討する企業では、こうした不安を感じるケースも少なくありません。
結論として、採用代行は適切な範囲と手続きを守れば合法です。
実際に多くの企業が活用しており、業界としても確立されたサービスとなっています。
ただし、法律上注意すべきケースもあるため、ポイントを理解しておく必要があります。
採用に関する一部の業務を外部に委託する場合、「委託募集」として扱われ、労働基準法に基づき、厚生労働大臣の許可が必要です。
労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは、厚生労働大臣の許可を受けなければならない。
引用：労働基準監督署「委託募集について」
一方で、以下のような業務は「委託募集」に当たらず、許可や書面提出の必要なく外注することができます。
・書類選考の事務サポート
・採用進捗の管理やデータ入力
つまり、業務内容によっては書面の提出や許可なしでも外注が認められており、問題なく採用代行が可能なケースもあります。
依頼前には代行会社と契約内容をしっかり確認し、委託の範囲や手続きが法律に沿っているかを明確にしておくことが大切です。
採用代行（RPO）の費用相場について
採用代行にかかる費用は依頼する業務の内容や範囲によって大きく変るため、自社の状況にあった方式を選ぶことが大切です。
主な費用体系は次の3つです。
月額固定制
月額固定制は、あらかじめ決められた金額で毎月一定の採用業務を委託する契約形式です。
とはいえ、依頼する業務の範囲によって金額は大きく異なります。
おおまかな費用相場は以下の通りです。
| 業務内容の例 | 費用の目安 |
|---|---|
| 面接日程調整や応募対応などのノンコア業務 | 月額5万円～10万円程度 |
| 採用戦略の立案～面接対応まで含む一括対応 | 月額15万円～100万円程度 |
安定した予算で継続的にサポートを受けたい企業に向いています。
従量課金制
従量課金制は実施した業務の内容や件数に応じて料金が発生する仕組みで、スポット的に一部の業務だけを外注したい企業に適しています。
「求人媒体の運用だけお願いしたい」
「説明会の対応だけ頼みたい」
といったニーズにも対応しやすく、使った分だけの費用になるのが特徴です。
| 業務内容 | 費用の目安 |
|---|---|
| 求人媒体の管理 | 月額5万～10万円程度 |
| 面接の実施サポート | 1回あたり8,000円～15,000円 |
| 説明会の代行 | 1回あたり2万円～ |
| 応募者への合否連絡 | 月額2万円～ |
| DM・スカウト配信 | 1通あたり1,000円～ |
| 採用管理システムの運用代行 | 月額10万円～ |
業務ごとに費用が決まっているため、外注コストの管理がしやすいのもメリットです。
成果報酬制
成果報酬制は、採用が成功したタイミングで費用が発生する料金体系です。
最初に大きなコストをかけたくない企業や、成果が出るか不安な場合に選ばれることが多くあります。
- 費用は「採用が決まった人材の年収」に対して一定の割合で発生
- 一般的な成功報酬の割合は 年収の35%程度
- 例：年収500万円の人材を採用した場合 → 175万円程度の費用
- 新卒やアルバイト・パートなどでは、これより低めに設定されることもある
初期費用を抑えつつ、成果が出たときだけ支払いたい企業にとっては、メリットのある料金体系です。
採用代行（RPO）を活用するデメリット3つ
採用代行は非常に便利なサービスですが、すべてがメリットというわけではありません。
外部に委託するからこそ発生する課題や注意しておくべき点もあります。
ここでは代表的なデメリットを3つ紹介します。
情報共有不足でズレた採用になる
採用代行を利用する際に注意したいのが、情報共有の不足によるミスマッチです。
自社の社風や求める人物像がうまく伝わらず、意図しない人材を採用してしまうケースがあります。
また、採用期間中に会社の方針や採用ニーズが変わることもあるでしょう。
そうした変化が代行会社に伝わっていなければ、採用活動にズレが生じる可能性もあります。
こうした事態を防ぐためには、次のような取り組みが重要です。
・事前に自社の情報や求める人物像を丁寧に共有しておく
・採用代行会社と定期的に打ち合わせを行う
・採用後の結果を振り返り、改善につなげる
外部に任せているからこそ、密にコミュニケーションを取れる環境づくりが重要となります。
応募者とコミュニケーションが取りづらいことも
採用代行では、応募者との連絡や日程調整などを外部の担当者が行います。
その結果、企業と応募者との間に直接の接点が少なくなり、関係を築きにくくなることが考えられます。
応募者との関係が深まりにくいことで、次のような問題が起こる可能性があります。
・企業の想いや雰囲気が伝わりにくく、応募者の志望度が上がらない
・選考が進んでも相互理解が深まらず、内定辞退につながる
信頼関係が築けないまま採用が進むと、最終的な辞退やミスマッチにつながるリスクがあります。
外部に任せる場合でも、面接に同席するなど企業自らが接点を持つ工夫が求められるでしょう。
採用ノウハウが社内に残らない
採用業務を外部に任せることで社内のリソースを節約できる反面、採用に関する知見や経験が社内に蓄積されにくくなるという側面もあります。
特に、実務をすべて代行会社に任せていると、次のような状況が起こりやすくなります。
・どの媒体や施策が効果的だったのかが社内で把握できていない
・過去にうまくいった採用パターンが引き継がれず、担当者が変わるたびにゼロベースで検討することになる
・採用活動に関わる機会が減り、人事担当者のスキルや感覚が育たない
将来的に内製化を検討している場合や、組織として採用力を高めていきたい場合には、「任せきりにしないこと」や「情報共有の仕組みづくり」が重要になります。
採用代行（RPO）を活用するメリット4つ
採用代行にはいくつかのデメリットもありますが、適切に活用することで企業の採用活動を大きくサポートしてくれる存在になります。
ここでは、採用代行を導入することで得られる主なメリットを4つ紹介します。
採用以外の仕事に専念できる
採用業務には、求人原稿の作成や応募者対応、面接日程の調整など、細かくて時間のかかる作業が多く発生します。
これらをすべて社内でこなそうとすると他の業務との両立が難しくなり、本来集中すべきコア業務に支障が出るでしょう。
特に人手が足りない職場では、採用に力を入れたくても手が回らないケースが非常によく見られます。
採用代行を活用すれば、煩雑な業務を外部に任せることができるため、社内の人材は本来の業務に専念しやすくなります。
専門知識でミスマッチを防げる
採用活動でよくある課題のひとつが、「応募はあるのに、希望と合わない人ばかり」というミスマッチです。
求人票の書き方やスカウトの文面がズレていたり、求める人物像が曖昧だったりすることで、理想とは違う応募者ばかりが集まってしまうことがあります。
採用代行を利用すれば、採用に精通した担当者が求人作成から母集団形成、候補者対応までをサポートしてくれます。
特に、「欲しい人材にはどんな発信が響くのか」「どの媒体を使えば効果的か」などを考えて対応してくれるため、ミスマッチのリスクを下げることができます。
つまり、自社にノウハウがない場合でも、経験豊富な代行会社の知見を借りることで、的確なアプローチが可能になるのです。
応募してくれる人を増やせる
採用代行を活用すれば、ただ求人を出すだけでなく、「どうすればターゲットに届くか」という視点で改善提案をしてくれます。
・どの求人媒体に、どんな切り口で出すと効果的か
・候補者の検索傾向に合わせたキーワードやタイトルの設計
・情報量やトンマナ（文体）を職種や業界ごとに調整
・閲覧数や応募率などのデータを見ながら掲載内容を随時ブラッシュアップ
単に露出を増やすだけではなく、「欲しい人材に届く発信」を設計してくれることで、これまでアプローチできていなかった層への訴求が可能になり、応募者数の増加につながります。
担当者が不在でも対応できる
採用活動は対応が遅れると、せっかくの応募者が離脱してしまうこともあります。
採用代行を導入しておけば、担当者が不在の期間でも、一定の採用フローを止めることなく運用できます。
・日程調整やメール返信などの初期対応を代行
・応募が来た時点で迅速に対応してくれる体制を構築
・選考途中の応募者ともスムーズに連絡を取り続けられる
「人が足りないから採用も止まる」という悪循環を避けられるのは、少人数の組織にとって大きなメリットです。
採用代行（RPO）を選ぶ際のチェックポイントを解説！
採用代行は多くの企業が提供しており、サービス内容も費用もさまざまです。
「何となく良さそう」で選んでしまうと、期待通りの効果が得られなかったり、かえって手間が増えてしまうこともあるでしょう。
ここでは、採用代行会社を選ぶ際に確認しておきたいポイントを4つ紹介します。
自社の採用課題が解決できるか
採用代行を選ぶ際にまず確認したいのが、「自社の悩みにマッチしているか」という点です。
たとえば、以下のように課題のタイプによって必要な支援内容は変わります。
・応募数が少ない → 求人の見直しや媒体の選定が必要
・面接設定が進まない → スケジュール調整や連絡対応の代行が有効
・どんな人を採用すべきか迷っている → 採用戦略や要件定義のサポートが必要
自社がどこに悩んでいるのかを整理し、「その課題をどこまで任せたいのか」をはっきりさせておくことで、的外れなサービスを選ぶリスクを避けられます。
まずは、「採用活動の中で、外注できそうな部分はどこか」を洗い出してみることが大切です。
過去の実績や成功例があるか
採用代行サービスを選ぶ際には、「これまでにどんな企業を支援してきたか」という実績を確認しておくことが大切です。
業界や企業規模、職種によって採用の進め方は大きく異なります。
そのため、自社と似た課題を抱える企業を支援した実績があるかどうかが、選定時の大きな判断材料になります。
・ITエンジニアの採用で成果を出している
・営業職の採用に特化した支援をしている
・地方や中小企業の実績が豊富
「自社の悩みを解決できそうな事例があるかどうか」を事前に確認しておくことで、サービスのミスマッチを防げます。
費用は適切か
採用代行を選ぶ際に、費用がサービス内容と見合っているかを確認することは非常に重要です。
安すぎる場合は対応範囲が限定的だったり、サポートの質に不安があるケースもあります。
料金だけで判断せず、見積もりに含まれるサービス内容が具体的か、過去の実績に裏付けがあるかを確認するのがポイントです。
数社を比較して「どこまでやってくれるのか」「実際にどんな成果を出しているか」を見ながら、自社のニーズに対して費用が妥当かどうかを総合的に判断するようにしましょう。
相談しやすく連携が取れるか
採用代行を効果的に活用するには、日々の情報共有や状況報告がスムーズにできる関係性が欠かせません。
外注しているからといって任せきりにするのではなく、普段からのやり取りや定期的な話し合いの場を持つことが重要です。
採用方針や求める人物像は、社内の状況や方針の変化によって変わることもあるでしょう。
その変化をすぐに共有できなければ、意図とずれた採用が進んでしまう可能性もあるのです。
たとえば、以下のような点を事前に確認しておくと良いです。
・対応のスピードや柔軟さはあるか
・コミュニケーションの頻度や手段が明確か
・質問や相談を気軽にできる雰囲気があるか
特に採用後の振り返りや改善提案まで含めて取り組んでくれる業者であれば、長期的に見てもより良い採用活動につながるでしょう。
よくある質問
中小企業でも使えるのか？
はい、問題ありません。
専任の採用担当者がいない中小企業こそ、採用代行のサポートが役立ちます。
業務の一部だけを任せることもできるため、無理のない範囲で活用できます。
採用代行の導入が初めてでも大丈夫？
もちろん大丈夫です。
初めての企業にも丁寧に説明しながらサポートしてくれる会社も多いため、安心して導入できます。
「何を任せられるのか分からない」という段階でも、気軽に相談することができます。
効果が出るまでの期間は？
採用代行は、導入したからといってすぐに成果が出るとは限りません。
求人内容の見直しや運用の改善にはある程度の時間がかかるため、短期的な効果だけを期待しすぎないことが大切です。
まとめ
採用活動には、多くの時間と手間がかかります。
「応募が来ない」
「ミスマッチばかり」
「そもそも人手が足りない」
そんな悩みを抱える企業にとって、採用代行（RPO）は有効な選択肢のひとつです。
採用業務の一部または全部を外注することで社内のリソースを守りつつ、プロの力を借りて、効率的に採用を進めることができます。
ただし、依頼する会社によってサービス内容や得意分野は異なります。
自社の課題を明確にし、目的に合ったパートナーを見つけることが成功への第一歩です。
「採用を外注してもいいのか？」と悩んでいる方こそ、まずは一度相談してみることをおすすめします。
この記事の監修者：
2024年9月、株式会社SENPOUを設立。代表取締役として採用支援事業全般を統括。
現在も大規模案件のディレクターとして、採用支援活動に従事。
大手部品メーカー、スタートアップ、創業期ベンチャー、地方中小企業など、50社以上の採用課題を支援。採用戦略構築からスカウト運用、採用広報、組織開発まで一貫した支援を得意とする。
