採用アウトソーシングとは、企業が採用活動の一部またはすべてを外部の専門サービスに任せることで、近年利用する企業も増加傾向にあります。
実際に採用活動をアウトソーシングすることで、効率的な採用が可能となるでしょう。
ただ、採用アウトソーシングにはメリットがあればデメリットもあるため、利用する前に注意点については確認が必要です。
この記事では採用アウトソーシングとは、主な業務、メリット、デメリット、料金体系と費用相場、おすすめできるケース、比較・選定するポイント、おすすめの採用アウトソーシング企業について詳しく解説するので、ぜひ参考にしていただけると幸いです。
採用アウトソーシングとは
採用アウトソーシングとは、「企業が採用活動の一部またはすべてを外部の専門サービスに任せること」を指します。
具体的には、「採用計画の立案」や「求人広告の掲載・管理」、さらに応募者への対応や面接調整、時には不採用通知や内定後のフォローまで、幅広い業務が対象となります。
そもそも採用活動は、労力も時間もかかる業務です。
中小企業や人手不足の会社では、専任の採用担当がいないケースも少なくありません。
このような背景から、効率的に人材採用を進めるために、採用アウトソーシングサービスを活用する企業が増えています。
年間の採用人数が多いプロジェクトにおいては、外部サービスにアウトソースすることで、社内リソースを節約しながら採用の質を向上させることが期待できます。
また、専門のアウトソーシング会社は、採用センターとして企業のサポートを行うだけでなく、採用プロセスの最適化も行ってくれるのが通例です。
企業の採用活動における「全体的な戦略の見直し」や「改善提案」も行ってくれるため、従来の採用手法ではなかなか成果が出なかった場合でも、新たなアプローチで採用課題を解決できる可能性も生まれるのです。
例えば、効果的な「求人広告」の作成や「中途採用」に特化した計画の策定など、企業ごとのニーズに合わせた対応を依頼可能です。
とはいえ、採用活動を外部に委託するにあたって、「どの会社に依頼するか」という点も慎重に検討したいところです。
アウトソース先の選定が不十分だと、期待した成果が得られなかったり、コストパフォーマンスが悪化したりするリスクがあります。
ノウハウやスキルが不足した企業に依頼した場合、応募者との円滑なコミュニケーションが取れず、採用担当のストレスが増えてしまうかもしれません。
だからこそ、メリットとデメリットの両方を知っておくことが必要となるわけです。
初めて採用アウトソーシング会社を利用する場合は、選び方を把握してから選定することをおすすめします。
採用アウトソーシングの主な業務
ここでは、採用アウトソーシングの主な業務について見てみましょう。
採用計画の立案
採用活動の出発点となるのが、採用計画の立案です。
どのようなスキルや経験を持つ人材が必要か、あるいは必要な採用人数を明確にする過程で、採用の方向性が決まります。
依頼先となる会社が企業と連携して行うことで、より具体的で効率的な計画が立てられるのに加え、採用計画に基づき必要な広告媒体や予算の検討を行うこともできるでしょう。
中途採用で経験値が求められる場合は、よりプロの関与が欠かせません。
求人広告の掲載や管理
次に重要になるのが、ターゲットとなる人材に向けた求人広告の発信です。
ただ掲載するだけでなく、状況に応じてデータを分析しながら効果的な運用を行うことが求められます。
応募が集まりにくい問題を適切に見つけ、改善策を講じることも業務の一部です。
採用アウトソーシングでは、多角的な取り組みで広告のパフォーマンスを最適化し、無駄のない予算利用を目指します。
応募者対応と管理
採用アウトソーシングサービスの魅力は、応募者対応を全面的に代行してくれる点にもあると言えるのではないでしょうか。
採用の現場では、応募の問い合わせや進捗連絡だけでもかなりの時間が取られますよね。
こういった細かな業務を外部に依頼できることで、採用担当の負担を軽減させ、企業内の生産性向上に繋げることが可能です。
面接調整や選考業務
採用アウトソーシングでは、面接のスケジュール調整や進行、さらには合否通知など、選考業務全体をサポートするのも業務の一つです。
これは大量採用が必要になる例では特に重要な業務となります。
一人ひとり丁寧に対応していくことは企業イメージの改善にも繋がるでしょう。
それが結果的に、企業のイメージアップにも繋がるのではないでしょうか。
内定後フォロー
内定取得後の応募者をサポートする内定後フォロー業務も採用アウトソーシングが担っている業務の一つです。
せっかく優秀な人材を確保しても、フォローが不足すれば早期退職者が出てしまうケースもあります。
アウトソーシング会社は内定後の意思確認や入社日調整なども含め、スムーズな採用プロセスを実現してくれるからこそ、採用担当者にとっては心強い味方となってくれるでしょう。
採用アウトソーシングのメリット
ここでは、採用アウトソーシングのメリットについて見ていきましょう。
採用担当者の業務負担軽減
採用プロセス全体は、思った以上に複雑で負担が大きいものです。
採用計画から求人広告の運用、応募者対応、さらには不採用通知の送付など、膨大な対応が必要になります。
こうした業務をすべて内製化しようとすると、採用担当者が多大な時間を費やさなければなりません。
特に、年間の採用人数が多い企業や中途採用を頻繁に行う企業では、それらの負担はさらに増大します。
逆に採用アウトソーシングを利用すれば、煩雑な業務を外部に任せることができ、採用担当者は重要な採用戦略や意思決定にリソースを集中できるようになるわけです。
採用コストが削減できる
スムーズで効率的な採用活動を展開するには一定のコストが必要ですが、アウトソーシングを活用することで、トータルコストを最適化することが可能です。
例えば、広告作成や応募者対応にかかる細かなコストは、専門サービスにアウトソーシングすることで削減できます。
また、アウトソーシング企業では、定額制料金や成果報酬型料金といった柔軟な料金プランを選べるため、総合的に見ると費用対効果が高くなる場合が珍しくないです。
中でも、必要なときだけ労力を集中投下できる仕組みは、経営側から見て非常に合理的といえます。
採用活動のPDCAを回してくれる
採用活動を成功させる鍵は、現状の問題点を分析して次の改善へつなげるための「PDCA（PlanDoCheckAct）」サイクルにあります。
ただ、企業によっては日常業務に追われる中で、採用活動をしっかりと振り返る時間が取れないこともあるのではないでしょうか。
ここで採用アウトソーシングを活用すれば、プロフェッショナルが比較検証を行い、数値化されたデータをもとに改善策を提案してくれます。
そのため、現在までの採用手法では達成できなかった目標を実現できる道筋が開けるのです。
採用アウトソーシングのデメリット
ここでは、採用アウトソーシングのデメリットについて見ていきましょう。
社内にノウハウが蓄積されにくい
採用プロセスを外部に委託することで、企業内部に採用ノウハウを蓄積しにくくなる点は見逃せないリスクです。
外部への依存度が高まった結果、採用活動に力を入れる時期になっても一向に自社での採用スキルが身につかない事態が考えられます。
将来的に採用活動を完全に内製化したい場合、過去のデータや経験が不足していて計画が難航する可能性も出てくるかもしれません、
また、担当者の成長を阻害してしまう可能性も否めません。
ミスマッチが発生する可能性がある
外部の採用アウトソーシングサービスを活用すると、応募者の選考基準や選定がアウトソーシング会社に完全に依存することになります。
結果的に自社の文化や職場環境に適合する人材が採用されず、早期退職や不採用のケースが発生するわけです。
現に最近では企業と応募者のミスマッチが珍しくなく、企業側が「思っていた人材ではなかった」、応募者側が「思っていた企業ではなかった」と感じることも珍しくありません。
ミスマッチは企業と応募者のどちらにとっても不利益となり得るからこそ、依頼者側で最終的な意思決定を行う枠組みを設けるなどの工夫が必要と言えるでしょう。
内定者や応募者とのコミュニケーション不足が生じる
採用活動を全面的に外部へアウトソースすることで、応募者と企業との直接的なコミュニケーションが希薄になることがあります。
内定者との十分なコミュニケーションが取れないと、不安感が内定辞退や早期離職に繋がる恐れもあるため、注意が必要です。
また、中途採用では応募者が求めている詳細な条件やキャリアプランが反映されず、不信感に繋がることも考えられるでしょう。
現代の日本では求人内容と違う仕事を任されるなど、働く人の不満を知らず知らずのうちに増幅させている企業も珍しくありません。
会社や担当者の質による差がある
採用アウトソーシングを検討する際、依頼する会社や担当者の質を見極めることが必要となります。
例えば、経験が豊富で高いスキルを持つアウトソーシング会社を選べば、採用活動が効率的かつスムーズに進む可能性が高まりますが、そうでない場合には人材確保が期待通りに進まないケースもあるでしょう。
サービスの料金体系や提供内容が企業にとって適切でなければ、後々の成果に満足できない事態に繋がることもあるのではないでしょうか。
そのため、依頼先は慎重に比較した上で選びたいところです。
採用アウトソーシングの料金体系と費用相場
採用アウトソーシングサービスを利用する際には、事前に料金体系や費用相場について理解しておくことが重要です。
アウトソーシングの料金にはさまざまなパターンがあり、自社の採用状況や目的に適したものを選ぶことで、コストパフォーマンスを最大化できるかもしれません。
ここでは、採用アウトソーシングの料金体系と費用相場について詳しく解説します。
定額制料金
「定額制料金」は、毎月一定額を支払うタイプの料金体系です。
企業は事前に交わした契約内容の範囲内で、採用に関連する各種サービスを一定のコストで利用することができます。
例えば、中途採用や新卒採用の際に、求人広告の掲載や応募者対応などを外部に依頼する場合、この形式がよく利用されます。
この料金体系の大きなメリットは、コストの見通しを立てやすい点にあり、年間を通して一定数の採用活動を行う中規模以上の企業に適した方法と言えるでしょう。
一方で、採用数が変動する場合や、短期的な活動のみをアウトソーシングしたい企業にとっては、必要以上にコストがかかる可能性があるため、採用の規模や頻度をしっかり検討した上でこの料金体系を選ぶと良いです。
成果報酬型料金
成果報酬型は、採用活動が実際に成功したときにのみ支払いが発生する仕組みです。
例えば、一定の手数料率を設定し、採用成功時に内定者1名ごとの報酬を支払います。
この方法は、小規模な企業が採用活動を行う際に有効です。
初期費用を大幅に抑えられるので、スタートアップ企業にとって大きな利点となります。
ただし、1件ごとの料金が高額に設定されるケースが散見されるからこそ、大量採用には向いていません。
また、外部の採用アウトソーシングサービスに依頼することで、企業ごとの要望と完全に一致しない採用プロセスになるリスクもあります。
ゆえに、利用を検討する際にはこの点への配慮が必要です。
従量課金型料金
「従量課金型料金」は、依頼したサービスに応じて料金が変動する仕組みです。
応募者管理や面接調整といった一部の業務だけをアウトソースしたい場合や、短期間の採用活動を行いたい場合に便利な形式で、採用計画の導入部分や簡易な事務手続きを外注する形としても利用されます。
この方法のメリットは、必要な業務に絞り込んで料金を支払える点にあります。
そのため、過剰な支出を避けることが可能です。
ただ、プロセスが拡大した場合、最終的な費用が割高になる可能性もあるので、費用設計は徹底的に行い、予算の管理を常に行うことが重要ではないでしょうか。
採用アウトソーシングをおすすめできるケース
採用アウトソーシングサービスは、すべての企業に必ず適しているわけではありません。
ただ、特定の状況下では大きな効果を発揮する場合があります。
以下は、採用アウトソーシングを特におすすめできるケースです。
人材採用ノウハウが不足している場合
自社に採用担当者がおらず、採用活動の専門知識や実務経験が不足している企業の場合、採用アウトソーシングが有効な解決策になります。
例えば、求人広告の効果を最大化する方法が分からない、面接日程の調整などの基本業務に追われて採用戦略に時間が割けない企業にとってアウトソーシング会社は、単に業務を外注するだけでなく、採用ノウハウを構築する側面も兼ね備えていて長期的な成長を視野に入れることも可能です。
大量採用を行う場合
急速な事業拡大や新拠点の開設など、限られた時間の中で大量の採用人数を確保したい時期には、社内リソースだけでの対応が困難になることがあります。
例えば、大量の応募者の管理や面接調整、不採用通知の送付など、採用プロセス全体で膨大な工数が必要になるのに加えて細かな定型業務に追われることで、重要な採用戦略の策定や意思決定が後回しになってしまうことも珍しくないです。
だからこそ「アウトソースすることで負担を軽減しつつ採用効率を高める」という選択肢が必要となってくるのではないでしょうか。
採用活動の工数削減を目指す場合
採用活動に関連する業務量が多く、社内リソースの大部分が消化されてしまう場合、採用アウトソーシングの利用が工数を少なくするための大きな助けになります。
中途採用や新卒採用のいずれでも、応募者対応や進行管理、面接調整といった細かな作業が発生するので、一部をアウトソーシング会社に依頼するのが良いです。
結果的に本来重視すべき戦略的な業務に集中でき、社内全体の業務効率の向上が期待できるでしょう。
従来の採用手法で成果が出なかった場合
従来までの方法に限界を感じ、新たな採用のアプローチを模索している企業にも、採用アウトソーシングが有効です。
例えば、これまで応募者の質や量が期待に達していなかった場合、アウトソーシング会社は市場動向やターゲットとなる人材のニーズを踏まえた提案を行ってくれます。
また、採用活動全般をデータに基づいて比較検証し、具体的な改善ポイントを見出してくれることで、より高い成果を狙える可能性もあるわけです。
つまり、従来の枠組みにとらわれず柔軟な発想による採用活動を進める企業にとって採用アウトソーシングは、最適な選択肢と言えるでしょう。
採用アウトソーシング会社を比較・選定するポイント
採用アウトソーシングサービスを利用する際、選び方によって採用の成果や費用対効果に大きな影響を与える可能性があるからこそ、注意が必要です。
ここでは、採用アウトソーシング会社を比較・選定するポイントについて詳しく解説します。
料金体系の比較
まず確認すべきなのが各サービスの料金体系です。
依頼する業務の内容や規模によって料金形態は異なりますが、大きく分けると「定額制」「成果報酬型」「従量課金型」の三つに分かれます。
例えば、採用する人材の数があらかじめ決まっている場合は「定額制」が向いている一方、コストを抑えたい場合は採用成功時にだけ費用が発生する「成果報酬型」が向いているでしょう。
コストパフォーマンスを比較検討する他、追加料金や契約期間の制限など、細かい条件も契約前に確認しておきましょう。
対応サービス内容の確認
次に重要なのが、提供されるサービス内容の詳細です。
すべての業務を丸ごとアウトソースするのか、それとも特定の業務だけ依頼するのかによって選ぶべき会社が変わります。
例えば、求人広告の運用や応募者対応、面接調整といった基本的な業務に加え、採用計画の策定や採用実績のデータ分析などの専門的なサポートが含まれているかどうかをご確認ください。
加えて、対応している採用形態（例：新卒、中途採用、アルバイト採用など）が自社のニーズに合っているかを確認することも重要です。
一部の会社は特定分野に特化しているため、自社の求める人材像や採用目標と一致しているかを見極める必要もあります。
自社の採用ルールとの適合性
アウトソーシング会社を選定する際には、自社の採用ルールや方針とどれだけマッチするかを検討するのも欠かせないポイントです。
例えば、採用時の評価基準や工程への関与度合いなど、企業文化や体制に応じた柔軟なサービスを提供してもらえるかどうかが鍵となります。
なお、外部企業と連携することで発生するミスマッチのリスクについても考えておかなければいけません。
自社の価値観やブランドイメージを共有できるアウトソーシング会社を選ぶことで、採用基準のズレや応募者との不一致を最小限に抑えられるでしょう。
担当者の熱意
見逃せないのが、担当者の対応や姿勢、いわゆる熱意です。
どれだけ実績のある会社でも、担当者の対応が悪かったり、熱意が感じられなかったりすると、期待するサービスを受けられない場合があります。
そのため、担当者が自社の採用課題を理解し、誠実に向き合ってくれるかどうかを判断するために、事前の打ち合わせや提案の段階で積極的にコミュニケーションを取りましょう。
具体的には、提案の内容がただのテンプレート的なものでないか、また課題の掘り下げや具体的な解決策を示してくれるか、といったポイントを意識してください。
おすすめの採用アウトソーシング企業
最後に、おすすめの採用アウトソーシング企業について見ていきましょう。
株式会社SENPOU
株式会社SENPOUは、採用課題をマーケティング視点で解決するプロです。
ターゲット設計から母集団形成、ブランド構築、情報発信、採用代行まで一貫して支援。
企業の“らしさ”を言語化・可視化し、候補者に響く採用戦略を実行します。
「応募が来ない」「ミスマッチが多い」などの悩みに、戦略と実務の両面から向き合い、採用の質・スピードを高めます。
リソース不足やノウハウに課題を抱える企業に最適な伴走型パートナーです。
株式会社ネオキャリア
「株式会社ネオキャリア」は採用業務を専門的に支援する企業の中でも、特に知名度が高いサービスプロバイダーです。
採用支援の実績が豊富なだけでなく幅広い業界や職種に対応している点が魅力で、求人広告の運用から応募者のフォロー、面接調整にいたるまで、多岐にわたるサポートを行っています。
また、ネオキャリアでは企業の人材課題を解決するため、採用プロセスの効率化に重点を置いたソリューションを提案しています。
中途採用の分野で実績があるので、即戦力を求める企業に適した採用アウトソーシング会社です。
株式会社パソナ
「株式会社パソナ」は、人材派遣や採用支援で長年の経験を持つ大手企業です。
多様な雇用形態に対応したサービスを展開しており、新卒採用、中途採用、アルバイトなど、企業のさまざまなニーズに応えられる体制を整えています。
この会社の特徴として、単にアウトソース業務を請け負うだけでなく、採用戦略の策定や市場調査を含む包括的な支援が挙げられます。
さらに企業が持つ潜在的な課題を掘り下げて、的確な改善策を提案してくれるため、初めて採用アウトソーシングを利用する企業でも安心して依頼することが可能です。
株式会社ツナグ・ソリューションズ
「株式会社ツナグ・ソリューションズ」は、採用アウトソーシングと同時に人事関連の諸問題も一括してサポートするのが特徴です。
アルバイトやパートタイム採用に特化した施策が充実しているので、現場の人手不足解消に注力したい企業に向いています。
ツナグ・ソリューションズの強みは、徹底したデータ分析による採用改善提案です。
応募者の傾向や応募チャネルの成果を可視化することで、採用の質を高めるサポートを行っている他、料金の柔軟性があり、定額制や成果報酬型といった選択肢が用意されている点も魅力の一つと言えます。
まとめ
今回の記事では、採用アウトソーシングとは、主な業務、メリット、デメリット、料金体系と費用相場、おすすめできるケース、比較・選定するポイント、おすすめの採用アウトソーシング企業について解説しました。
採用アウトソーシングは現代の主流とまではいかないものの、徐々に利用する企業が増えていて、今後もさらにニーズが拡大しそうな分野です。
企業にとって一緒に働く人を選ぶのは簡単ではなく、一歩間違えばすぐに辞めてしまう人材を抱え込むことになります。
そうなれば、採用活動もまたイチからやり直さなければなりません。
だからこそ、当記事で解説した採用アウトソーシングを適切に活用し、採用活動自体の効率をアップさせていくことが求められるはずです。
当社でも採用アウトソーシングは活用しており、実際に効率的な採用に繋がっています。
企業の採用担当者でまだ活用していないという方は、ぜひ一度活用してみてはいかがでしょうか。
