例文でわかるスカウトメールの書き方と返信率アップのコツ

• 求人を出しても、なかなか応募が来ない…
• 応募があってもミスマッチばかりで、結局採用につながらない
• 応募がなければ面接もできず、採用も進まず、日々の業務が回らない

そんな悪循環に陥っていませんか？

特に中小企業は大手企業に埋もれてしまい、せっかく魅力的な求人を出していても見つけてもらえないんですよね。

そこで活用したいのが「スカウトメール」です。

こちらから求職者に直接アプローチすることで、自社にマッチした人材の興味を持ってもらいやすくなります。

さらに、スカウトメールなら、求人広告だけでは伝わりにくいあなたの会社の魅力を個別に伝えられるため、「この会社でなら、自分の経験が活かせそうだ」と感じてもらいやすくなります。

結果として入社後のミスマッチを防ぎ、定着率も高めることができるのです。

本記事では、返信率を高めるスカウトメールの書き方を悪い例・良い例、件名の工夫、再送のタイミング、業種別アプローチなど実践的なテクニックとともにわかりやすく解説します。

「スカウトメールで成果を出したい」と考えている方は、ぜひこの記事を最後までご覧ください。

スカウトメールについて解説！

応募が来るのを待つだけの採用から一歩踏み出し、自社にマッチした人材にアプローチできるのが「スカウトメール」です。

ここでは、まずスカウトメールの基本や他の手法との違いについて整理しましょう。

• そもそもスカウトメールとは？
• スカウトメールが注目される理由
• スカウトメールの種類
• ダイレクトリクルーティングとの違い

そもそもスカウトメールとは？

スカウトメールとは企業が「この人に来てほしい」と思った求職者に対して、個別に送るオファーメールのことです。

求人広告のように掲載して応募を待つのではなく、企業のほうから気になる人に声をかけにいく、いわば“攻めの採用方法”。

「自社に合いそうな人」にピンポイントでアプローチできるため採用のミスマッチを減らしたり、効率よく人材を見つけたりできる手段として注目されています。

スカウトメールが注目される理由とは

少子高齢化により労働人口が減少し、求人を出しても応募が集まりにくくなっています。

内閣府『令和6年版高齢社会白書』では、出生数が令和52年に年間45万人まで減少すると推計されており、今後も働き手不足は続くと見られています。

働き手が減っていけば、企業同士の人材の取り合いはますます激しくなるでしょう。

特に中小企業は知名度やブランド力で大手に劣るため、求人広告だけでは求職者の目に留まりにくいのです。

そのため、人材に目を向けてもらう工夫が欠かせません。

スカウトメールには、次のようなメリットがあります。

• 自社に合う人材にピンポイントでアプローチできる
• 他社に埋もれず、認知されやすい
• 広告費や仲介手数料などの採用コストを抑えられる
• オンライン完結型で、現代の採用スタイルにマッチする

求職者から選ばれるには企業側からのアプローチが重要であり、スカウトメールはそういった採用の悩みに応える手段として広まっているのです。

スカウトメールの種類

スカウトメールにはいくつかの種類や呼び方があり、はじめて使う方は少し混乱しやすいかもしれません。

ですが、どのタイプを使うかによって求職者の受け取り方や反応率が大きく変わってきます。

ここでは、代表的な2つのスカウトメールの種類を紹介します。

オープンオファーは、複数の求職者に同じ文面を一斉に送るスタイルです。

効率は良い反面、内容が一般的になりやすく、「自分宛てではない」と感じられがちです。

そのため、自分ごととして受け取られにくく反応が少ないこともあります。

一方で、パーソナルオファーは求職者一人ひとりに合わせて文面を変えて送る方法です。

手間はかかりますが、丁寧さや誠実さが伝わりやすく返信率も高まりやすいのが特徴です。

同じスカウトメールでもどの種類を使うか、どんな文面にするかで反応は大きく変わります。

採用ターゲットの特性や採用の緊急度に合わせて、適切なスタイルを選ぶことが大切です。

ダイレクトリクルーティングとの違い

スカウトメールは「手段」であり、ダイレクトリクルーティングは「採用手法全体」を指します。

ダイレクトリクルーティングとは、企業が求人広告を出すのではなく求職者に直接アプローチして採用する方法。

その代表的な手段がスカウトメールです。

つまり、スカウトメールはダイレクトリクルーティングを実践する際の一つのツールにすぎません。

だからこそ、「誰に・何のために・どんな内容を送るのか」を戦略的に考えて活用することが重要です。

スカウトメールの例文

「スカウトメールを送っているけれど、反応が薄い」
「どんな文面で送ればいいのか分からない」

そんなお悩みを持つ方に向けて、ここではスカウトメールの悪い例・良い例を紹介します。

• スカウトメールの悪い例
• スカウトメールの良い例
• スカウトメールの件名の書き方
• スカウトメールを再送する際の書き方
• 業種別のスカウトメール書き方

スカウトメールの悪い例

スカウトメールの反応が得られない理由の多くは、「悪い例」に共通するNG要素が含まれているからです。

いくら送信数を増やしても、文面に問題があると読まれずにスルーされてしまいます。

以下に、よくあるスカウトメールの悪い例を紹介します。

このようなメールには以下のようなNGポイントが含まれています。

• どこにでもある定型文で、自分に向けた内容と感じにくい
• 求職者のスキルや経歴に触れておらず、自分へのメリットが伝わらない
• 自社の紹介ばかりで、働くイメージが持てない
• 件名が堅苦しく、目を引かない

このような内容では「他の企業と何が違うのか」が伝わらず、求職者の心は動きません。

スカウトメールで大切なのは、「自分のために書かれた」と思ってもらうことです。

そのためには内容をパーソナライズし、求職者目線に立った文章にすることが欠かせません。

スカウトメールの良い例

求職者が求めているのは、自分のスキルや経験をしっかり見た上で送られていることが伝わるメッセージです。

テンプレ感のある文章では心に響きにくく、返信も期待できません。

以下に、好印象を与えるスカウトメールの具体例を紹介します。

このようなメールには、反応を得るためのポイントがしっかり押さえられています。

• 冒頭でスカウトの理由を明確に伝えている
• 求職者のスキルや実績に具体的に触れている
• 自社の情報は簡潔にまとめ、求職者にとってのメリットが伝わる
• 福利厚生などの魅力も明示されている
• 次のアクション（オンライン面談の提案）まで明記している

このように相手に寄り添ったメッセージにすることで、「読んでもらえる」「返信される」確率が高まるでしょう。

スカウトメールの件名の書き方

スカウトメールの開封率は、件名で9割が決まるといっても過言ではありません。

多くの求職者は毎日複数のメールを受け取っており、件名が魅力的でなければ中身を見てもらえないこともあります。

スカウトメールの件名で最も重要なのは、「いま働き方やキャリアに悩んでいる人が、何に困っているのか」を想像し、それに応えるメッセージを届けることです。

というのも、求職者の多くは今の職場や環境に対して、何らかの不安やモヤモヤを抱えながら次の選択肢を探しています。

単に「経験者の方へ」「ご経歴を拝見し…」のような一般的な表現では、他のスカウトと同じようにスルーされてしまうでしょう。

例えば、以下のように求職者が抱える課題に対応する表現を件名に入れると効果的です。

• 残業が多くて疲弊している
  　→ 残業ゼロ、プライベートも大切にできる
• 満員電車の通勤が苦痛
  　→ フルリモートOK、通勤不要の働き方
• 昇給が望めない現職に不満がある
  　→ 昇給がある。成果に応じて年収アップできる
• 成長実感が得られず将来が不安
  　→ 未経験OK。研修制度が充実している
• 人間関係にストレスを感じている
  　→ 少人数チームで穏やかな職場環境

求職者が「なぜ今、環境を変えたいと思っているのか」を想像し、それを言語化してあげることがスカウトメールの件名で最も大切なポイントです。

スカウトメールを再送する際の書き方

求職者は毎日多くのメールを受け取っており、最初のメールが埋もれて見逃されることも珍しくありません。

少し日をあけてもう一度送ることで、目に留まり返信につながることもあります。

ただし、しつこく感じさせないためにも以下の点に注意しましょう。

再送時のポイントは以下の通りです。

• 件名には【再送】と入れる
• 初回と同じ文面ではなく、切り口や内容を変える
• 丁寧な一文から始めて、押しつけがましさを避ける
• 送信タイミングは数日後〜数ヶ月後を目安に
• 回数は多くても2〜3回がベター

初回送信後に日をあけて再送することで、求職者の状況が変わっている可能性にもアプローチできます。

特に新卒採用では3ヶ月ごとに状況が大きく変化することも考えられるため、戦略的な再送が効果的です。

業種別のスカウトメール書き方

スカウトメールは、どの業種でも同じように書けば良いわけではありません。

業界の特徴に合わせたアプローチをすることで、「自分のために書かれた」と感じてもらいやすくなり、返信率の向上にもつながります。

ここでは、主要な業種別に効果的な書き方のポイントを紹介します。

【営業職】

営業職向けには、インセンティブや成果評価の仕組みを明確に伝えることが重要です。

特に転職希望者の場合、前職との比較で条件を検討するケースが多いため他社との違いが明確になる情報が響きます。

【エンジニア職】

エンジニア職は、仕事内容だけでなく働く環境や条件面を重視する傾向があります。

「スキルが活かせる」「技術的な成長ができる」といった要素に加えて、福利厚生やリモート可なども関心が高いポイントです。

書き方のポイント

• 必須スキル、歓迎スキルを具体的に書く
• 利用する技術環境（言語・ツール）を明記する
• 福利厚生や開発体制、働き方（リモート・フレックス勤務可など）を示す

【医療・介護職】

医療・介護職では、働きやすさや人間関係を重視する人が多い傾向にあります。

過酷な労働環境のイメージを持たれやすいため、安心して働ける環境であることを伝えることが大切です。

書き方のポイント

• シフト制度や残業（夜勤）の有無など働き方に関する情報を明確に
• 研修やサポート体制がある場合は具体的に説明
• 現場の雰囲気やチーム体制も触れると安心感が伝わる

業種ごとの「響くポイント」を押さえてスカウトメールを作成することで、求職者にとって“自分事”として受け取ってもらえる可能性が高まるでしょう。

スカウトメールを書くときのポイント5つ

どれだけ多くスカウトメールを送っても、読まれなければ意味がありません。

求職者に「自分のためのメールだ」と思ってもらえる内容にするためには、いくつかの基本ポイントを押さえておく必要があります。

ここでは、スカウトメール作成時に必ず意識すべき5つのポイントを紹介します。

• ポイント①ターゲット像は明確にしておく
• ポイント②ネガティブキーワードは使わない
• ポイント③冒頭でスカウトの理由を端的に伝える
• ポイント④会社や仕事の内容は簡潔に書く
• ポイント⑤応募方法や次のアクションを書く

ポイント①ターゲット像は明確にしておく

スカウトメールを書くうえで最初に行うべきことは、「誰に向けて書くのか」を明確にすることです。

ターゲットが曖昧なまま文章を書くと内容が抽象的になり、「自分に関係ない」とスルーされてしまいます。

逆に、具体的なペルソナを思い描いて文章を書くことで、求職者に“自分のことだ”と感じてもらえる確率が高まるでしょう。

たとえば以下のように、属性や背景を細かく想定しておくと書く内容が明確になります。

ターゲット設定の例

• 20代後半／法人営業経験5年／転職を検討中
• 保育士資格あり／現在育休中／時短勤務希望
• プログラミングスクール卒業後、実務未経験のエンジニア志望者

事前に「どんな人に来てもらいたいのか」「その人が何に悩んでいるか」を整理しておくことが大切です。

さらに重要なのは、ターゲットが希望する働き方と自社が求める人物像・働き方が一致しているかどうか。

この点がズレていると、せっかく届いたスカウトも「自分とは合わない」と判断されてしまいます。

求職者と企業のニーズが重なるポイントを意識して、伝える内容を考えましょう。

ポイント②ネガティブキーワードは使わない

スカウトメールの中にネガティブな印象を与える表現があると、たとえ内容が魅力的でも求職者は不安や不信感を抱いてしまいます。

特に「急募」「大量募集」「未経験歓迎」といった言葉は、便利に見えて実は注意が必要です。

読み手によっては、「離職率が高いのでは？」「ブラック企業かも」と受け取られてしまうこともあります。

ネガティブワードは避け、前向きな印象を残す表現を心がけましょう。

ポイント③冒頭でスカウトの理由を端的に伝える

求職者の多くは、仕事やプライベートで忙しい合間にスカウトメールをチェックしています。

だからこそ、「これは自分に関係あるかも」と一瞬で思わせられるよう、企業と求職者のニーズが重なるポイントを意識することが大切です。

以下のようなポイントを押さえて、最初に理由を明記しましょう。

伝えるべき要素

• 求職者のスキル・経験・実績のどこに注目したのか
• それが自社でどう活かせると考えたのか
• 「あなただから声をかけた」という特別感

【例】
「〇〇様の前職での法人営業経験と、年間表彰を受けたご実績に強く惹かれ、ぜひ一度お話させていただきたくご連絡しました。」

このように書くことで、「この企業はちゃんと自分を見ている」と思ってもらえるため、返信率にも良い影響を与えます。

ポイント④会社や仕事の内容は簡潔に書く

スカウトメールの目的は「まず興味を持ってもらうこと」であり、企業の詳細な紹介をする場ではありません。

長文になればなるほど読まれにくくなり、特にスマートフォンで閲覧している求職者は途中で離脱してしまいがちです。

自社の魅力を伝えたい気持ちは分かりますが「全部載せる」のではなく、興味を引くポイントだけに絞るのがコツです。

簡潔に伝えるためのコツ

• 特徴的なポイントを1〜2個だけ伝える
• 数字や制度を入れて具体的に
• “求職者目線でのメリット”を意識する

【例】
「当社はSaaSプロダクトを自社開発しており、現在も継続成長中です。インセンティブ制度やフレックス制度も整えており、成果を出しながら働きやすい環境を実現しています。」

簡潔ながらも“自分に関係ありそう”と思わせる情報だけを届けることで読みやすく、かつ魅力も伝わるメールになります。

ポイント⑤応募方法や次のアクションを書く

求職者に行動してもらうためには、メールの最後に明確な次のステップを提示することが非常に重要です。

内容に共感しても「どうすればいいか分からない」まま終わってしまうと、返信につながらないからです。

そこで、求職者が自然に動けるように具体的なアクションをシンプルに書きましょう。

よく使われる例

• 「まずはカジュアルにお話しできれば嬉しいです」
• 「ご都合の良い日時を2〜3候補ご返信いただけますと幸いです」
• 「ご不明な点がありましたら、お気軽にご質問ください」

大事なのは、“返信ハードルを下げること”。

面接のような堅苦しさを感じさせず、「少し話を聞いてみようかな」と思わせるトーンが効果的です。

企業側からアクションを起こす用意がある姿勢を見せることで、信頼感にもつながります。

スカウトメールの開封率・返信率を上げる方法

どれだけ魅力的な内容を書いても、読まれなければ意味がありません。

スカウトメールの効果を最大化するには、「読まれる工夫」「返信される工夫」の両方が必要です。

ここでは、特に意識すべき2つの工夫について解説します。

• 件名にこだわる
• 送る時間にこだわる

件名にこだわる

スカウトメールが開封されるかどうかは、件名でほぼ決まります。

求職者の受信箱には毎日のようにたくさんのメールが届いており、目に留まらなければ中身を読んでもらうことはできません。

そのためには、以下のようなポイントを意識することが大切です。

件名作成のポイント

• 求職者のスキルや職種に触れる（営業経験者、介護職希望など）
• 自社の魅力や仕事内容が具体的に伝わる文言を入れる
• 【】や★など、視認性を高める記号を使うのも有効
• 誰にでも当てはまりそうな抽象的な言葉は避ける

また、文字数は25〜40文字前後を意識すると、スマートフォンでも全文が表示されやすくなります。

一目で内容が伝わり、「読んでみようかな」と思ってもらえる件名を目指しましょう。

送る時間にこだわる

スカウトメールの開封率は、送る「時間帯」によっても大きく左右されます。

どんなに良い件名や内容でも求職者の忙しい時間に届くと、そのまま埋もれて読まれずに終わってしまうことがあります。

だからこそ、「いつなら読んでもらえるか」を想像して送ることが大切です。

スカウトメールが読まれやすい時間帯の例

• 通勤中（7:30〜9:00）
• 昼休み（12:00〜13:00）
• 退勤後（18:00〜21:00）

なお、どの時間帯が最も効果的かは業種や年齢層によっても異なります。

一度送って終わりではなく、時間をずらして再送してみるなどの工夫をすると反応率が変わることも。

送る時間にも少し気を配ることで、開封される確率がぐっと上がります。

よくある質問

件名の理想的な文字数は何文字？

25〜40文字前後が理想です。
スマートフォンで表示されやすく、内容も簡潔に伝えられるでしょう。

返信が来ない場合はどう対応すればいい？

初回送信から数日〜1週間後に再送を検討しましょう。
その際は文面や切り口を変えて、再送であることを明記してください。

再送メールはいつ・何回までが適切？

1回目の再送は数日〜1週間後、2回目は3ヶ月〜半年後が目安です。
2〜3回までに留め、しつこい印象を避けるようにしましょう。

テンプレと感じさせないコツはある？

「その人だけに向けた言葉」を必ず入れること。
スキルや経歴に具体的に触れ、「あなたを見て送っている」印象を与える工夫が大切です。

まとめ

スカウトメールは、大人数を一度に採用するのには向いていません。

しかし、一人ひとりに向き合い相手のことを考えて届けることで、自社にマッチした人材と出会える可能性が高まります。

求職者と会社の求める人物像が一致していれば、採用後の定着にもつながるでしょう。

多少手間はかかりますが、その分“この人に来てほしい”と思える人材と出会えたときの価値は大きなもの。

スカウトメールは採用の悩みを抱える企業にとって、有効な一手となるはずです。